7 خطوات عملية لتنظيم قائمة مهامك اليومية بفعالية وسهولة

يبحث الكثيرون عن طريقة تنظيم قائمة المهام اليومية، حيث يجب عليك تحويل حياتك اليومية إلى آلةٍ مُحكمةٍ ومُنظّمةٍ باستخدام النصائح والأدوات المناسبة لظروفك، حيث إن إدراك قوة التنظيم في حياتنا اليومية هو الخطوة الأولى نحو استعادة السيطرة، وتعزيز الإنتاجية، وفي نهاية المطاف، تحقيق المزيد مما هو مهمٌّ حقًا.

ويُعد إنشاء قائمة مهام يومية واتباعها استراتيجية رائعة للحفاظ على التحفيز والتنظيم في مكان العمل، وقد يكون التخطيط لكيفية إنجاز المهام بكفاءة أمرًا صعبًا، ولكنه يصبح أسهل بكثير عندما تكوني منظمًة، وإذا كنتِ تُديرين عدة مهام يوميًا، ففكّري في تعلم طرق إنجاز قائمة مهامك بكفاءة.

لماذا تُعدّ إدارة قائمة المهام أمرًا مهمًا؟

تُعدّ إدارة قائمة المهام جزءًا أساسيًا من المسيرة المهنية، إذ تُساعدك على تحديد أولويات المهام، والتنظيم، والالتزام بالمواعيد النهائية، كما تُسهّل إدارة قائمة المهام إنجاز المهام التي تتطلب وقتًا، وإليكِ قائمة بأسباب أهمية إدارة قائمة مهامك:

1.    تُساعدك قائمة المهام على التذكر: عند إعداد قائمة مهام، قد تجدي أنه من الأسهل تذكر المهام التي تقع على عاتقك مسؤولية إنجازها في ذلك اليوم، ويُمكنك تسهيل تذكر التفاصيل بإضافة معلومات، مثل المواعيد النهائية، إلى قائمة مهامك.

2.    يمكنك تحديد الأولويات: بعد سرد جميع مهامك، يُمكنك بسهولة تحديد المهمة التي يجب إعطاؤها الأولوية أولاً، كما يُمكن أن يُساعدك استخدام قائمة المهام لتحديد أولويات المهام على إنجاز العمل بسرعة.

3.    يُمكنك المساعدة في تنسيق المهام المتشابهة داخل قائمتك: يُمكن أن يُحسّن تجميع المهام تنظيم قائمتك. على سبيل المثال، إذا كانت المهمة تتضمن استلام مستند من مديرك وتسليمه لشخص آخر، يُمكنك تجميع هذه المهام معًا.

كيفية تنظيم قائمة المهام اليومية؟

لكل شخص أسلوبه الخاص في العمل، لكن الكثيرين يستفيدون من تنظيم مهامهم في قائمة مهام، وإليكِ طرق فعالة لإدارة قائمة مهامك:

١. قسّمي قائمة مهامك إلى أقسام

لإدارة قائمة مهامك، من المفيد أن تضعي في اعتبارك مدى إمكانية إنجاز كل مهمة، حيث يساعدك تقسيم القائمة إلى أقسام على تركيز جهودك وتحديد ما يمكن إنجازه خلال يومك.

وفكّري في تقسيم قائمة مهامك إلى ثلاثة أقسام، أولًا، دوّنِ الفعاليات والمكالمات والاجتماعات التي تخططي لحضورها في ذلك اليوم، وفي القسم الثاني، دوّنِ المهام التي تأملي إنجازها خلال الاجتماعات، وفي القائمة الثالثة، دوّنِ المهام غير المجدولة في جدول عملك.

٢. استخدم أسلوب "SUG"

إن وجود فكرة واضحة عن أهم أولوياتك في مكان العمل يمكن أن يساعدك على تجنب إطالة قائمة مهامك، وتساعدك طريقة "SUG" على إنشاء قائمة مهام سهلة التنفيذ.

٣. أنشئي قوائم مهام مختلفة للمهام والمشاريع والأهداف

من الاستراتيجيات الأخرى لإدارة قائمة مهامك فصل مهامك وأهدافك ومشاريعك؛ كتابة قائمة بالمهام قد يُقسّم المشاريع الكبيرة، ويُمكّنك من تحديد المهام التي يُمكنك تفويضها للآخرين، كما أن قائمة الأهداف مهمة أيضًا، إذ تُمكّنك من اختبار مدى توافق المهام التي تُديرها يوميًا مع المهام المُرتبطة بموعد نهائي.

٤. شارك قائمة مهامك مع الآخرين

تُجدي المساءلة الخارجية نفعًا كبيرًا للعديد من الأشخاص في أماكن عملهم، وإذا كان أداؤك أفضل عندما تكون إنجازاتك أكثر علنية، فقد يُفيدك إنشاء قائمة مهام يُمكنك مشاركتها مع الآخرين، كما تُفيد هذه الطريقة بشكل خاص رواد الأعمال والعاملين لحسابهم الخاص وغيرهم ممن يعملون تحت إشراف محدود، وإرسال تحديثات أسبوعية لأصدقائك أو زملائك في العمل قد يُساعدك على تحسين إنتاجيتك في العمل.

بالإضافة إلى ذلك، قد يكون من الأسهل تحقيق أهدافك إذا تمكنت من إدارة قائمة مهام أولوياتك علنًا.

٥. صمّمي يومك

بدلاً من التركيز على كيفية إدارة وقتك، خصص وقتًا لتخطيط يومك، ضعي هيكلًا يناسبك من خلال توضيح تركيزك واحتياجاتك خلال وقت محدد، وهذا قد يساعدك أيضًا على وضع حدود في مكان العمل، وإذا كان جدولك واضحًا للآخرين، فسيكون من الأسهل عليهم فهم كيفية ووقت مساعدتك.

على سبيل المثال، فكّري في تنظيم مهامك في أرباع، وأدرجي مهامك اليومية في قائمة مهام وقسمها إلى مهام تمثيلية، وعمليات تجارية، ومشاريع تطوير، ومهام معاملات، وعند إعداد قائمة، حددي المهام التي تُنشطك ورتبها بشكل استراتيجي لتعزيز إنتاجيتك.

٦. أنشئي قائمة بالمهام المنجزة

بالإضافة إلى إنشاء قائمة بالمهام المطلوبة، فكّري أيضًا في سرد ما أنجزتيه بالفعل، حيث إن إنشاء قائمة بما أنجزتيه يمكن أن يساعدك على تتبع تقدمك القابل للقياس والانتقال إلى الخطوة التالية، كما يمكن أن يعزز ثقتك بنفسك بمرور الوقت من خلال السماح لكِ برؤية مدى إنتاجيتك في العمل.

٧. أدرجي الأشياء التي تحبي القيام بها في قائمة المهام اليومية

عند إعداد قائمة مهام، فكّري في إضافة بعض المهام التي تجديها مثيرة للاهتمام، وإذا كانت قائمة المهام مليئة بالمهام المملة، فتأكدي من إضافة شيء أو اثنين تستمتعي حقًا بالقيام بهما في العمل، وبإضافة بعض المهام التي تستمتع بها يوميًا، يمكنك الحفاظ على توازن أفضل بين العمل والحياة الشخصية وتجنب الشعور بالإرهاق من قائمة مهامك.