نصائح لكتابة طلب أجازة مرضية من العمل بطريقة احترافية

كتابة طلب أجازة مرضية لجهة العمل الخاصة بكِمن أهم الأمور التي يجب أن تتعلميها، تحسبًا للحاجة إليها في أثناء العمل، حيث إن كتابة رسالة خارج المكتب تكون احترافية وغنية بالمعلومات ويمكن أن تساعد في ضمان أن جهات الاتصال الخاصة بكِ على علم بموقف مرضك وأنه يتم التعامل مع أي أمور مهمة في غيابك باحترافية.

كتابة طلب أجازة مرضية من العمل بطريقة احترافية

نناقش هنا كيفية كتابة رسالة مرضية واضحة خارج المكتب، بما في ذلك إرشادات تحديد موعد لعودتك، وتوفير معلومات الاتصال إذا احتاجوا إليكِ، وباستخدام هذه النصائح، يمكنك التأكد من أن رسالتك المرضية لابد أن تناسب ظروفكمع الحفاظ على الاحترام والمهنية للشركة أو الجهة التي تعملين بها.

صياغة سطر الموضوع المناسب

عند صياغة سطر موضوع لرسالة مرضية، من المهم جعلها واضحة وموجزة، كما يجب أن يمنح الموضوع المستلم فكرة عن مضمون الرسالة، لذا يجب أن يتضمن كلمة رئيسية مثل "إجازة مرضية".

بالإضافة إلى ذلك، يجب أن توفر معلومات كافية للسماح للمستلم بمعرفة أنكِ لن تكونِ متاحة، مثل تاريخ إجازتك والتاريخ المقدر للعودة، فمثلا، يمكنك استخدام سطر موضوع مثل "خارج المكتب: حتى 10 أكتوبر" أو "إجازة مرضية: من 3 إلى 10 أكتوبر".

ومن المهم التأكد من أن سطر الموضوع احترافي ومحترم، كما هو الحال مع أي بريد إلكتروني، يجب أن يكون خاليًا من الأخطاء الإملائية والقواعد النحوية غير الصحيحة، كما يجب أن يكون خاليًا من أي لغة غير رسمية أو رموز تعبيرية، ويجب عليكِ أيضًا تجنب استخدام أي كلمات أو عبارات مسيئة، لأن ذلك قد يسبب توتر العلاقات أو حتى إهانة المتلقي.

وبشكل عام، يجب أن يكون سطر الموضوع بسيطًا ومباشرًا ومهنيًا، وسيساعد ذلك على ضمان أن تكون رسالتك واضحة وفعالة وأنها تنقل المعلومات الضرورية دون أي تشتيت غير ضروري.

كتابة رسالة احترافية وواضحة

عند كتابة رسالة احترافية مرضية من خارج المكتب، من المهم أن تكون موجزة ​​وواضحة، وابدئيبتقديم نفسك والغرض من الرسالة، ثم قومي بتقديم التفاصيل حول سبب غيابك والمدة التي تتغيبين فيها عن العمل.

وإذا كان لديكِ جهة اتصال احتياطية معينة، فقومي بتضمين اسمها ومعلومات الاتصال الخاصة بها أيضًا، وإذا كنتِ بعيدة بسبب المرض، فليس من الضروري الكشف عن تفاصيل مرضك.

وبدلًا من ذلك، اذكري ببساطة أنكِ خرجتِ لأسباب شخصية، وإذا كنتِ ستتحققين من رسائل البريد الإلكتروني أو رسائل البريد الصوتي في أثناء غيابك، فقومي بتضمين هذه المعلومات في الرسالة أيضًا.

وأخيرًا، قومي بإغلاق الرسالة بتوقيع مهذب ومهني، مثل "شكرًا لكِ، وأتمنى لكِ يومًا سعيدًا"، وسيؤدي اتباع هذه الإرشادات إلى التأكد من أن رسالتك واضحة ومهنية.

تضمين التفاصيل الضرورية

عند صياغة رسالة مرضية خارج المكتب، من المهم تضمين التفاصيل الضرورية للتأكد من أن جهات الاتصال الخاصة بكِ على علم بموقفك ويتم التعامل مع اتصالاتهم بشكل مناسب.

ويتضمن ذلك الإشارة إلى الوقت الذي ستخرج فيه من المكتب والوقت الذي تتوقع فيه العودة، بالإضافة إلى أي معلومات اتصال ترغبين في تقديمها.

فإذا كنت مرتاحة للقيام بذلك، فاذكري سبب مرضك، ومن المهم أيضًا تضمين معلومات حول جهات الاتصال الخاصة بكِ.

وقومي بتضمين الاسم ومعلومات الاتصال الخاصة بالشخص أو الأشخاص الذين سيتعاملون مع واجباتك في غيابك، وقد ترغبين أيضًا في تضمين وصف موجز لمؤهلاتهم أو خبراتهم لمنح جهات الاتصال الخاصة بكِ فهمًا أفضل لمن سيتعاملون معهم.

وإذا كنتِ تأخذين إجازة طبية، فقد يكون من المفيد تقديم أي معلومات أو موارد إضافية تتعلق بحالتك، وأخيرًا، يجب عليكِ تقديم تعليمات واضحة بشأن نوع الاستفسارات التي يجب إرسالها إلى جهة الاتصال الاحتياطية الخاصة بكِ.

السماح للآخرين بمعرفة كيفية الوصول إليكِ

وإذا كنتِ خارج المكتب، فمن المهم أن تدعِ الآخرين يعرفون كيف يمكنهم الوصول إليكِ إذا احتاجوا لذلك، وفكري في تضمين معلومات الاتصال الخاصة بكِ في رسالتك خارج المكتب، مثل عنوان بريد إلكتروني بديل أو رقم هاتف.

ويمكنك أيضًا تقديم معلومات الاتصال الخاصة بكِ في حالة الطوارئ، وتأكدي من تضمين المنطقة الزمنية التي ستكوني متاحة فيها حتى يعرف زملاؤك التواصل معكِ.

وإذا كانت لديكِ نقطة اتصال معينة في أثناء غيابك، فيمكنك تقديم عنوان بريدهم الإلكتروني أو رقم هاتفهم كبديل، وسيساعد القيام بذلك على ضمان قدرة زملائك على الوصول إلى شخص ما إذا كانوا بحاجة إلى المساعدة في أثناء تواجدك بالخارج.

أما إذا كنتِ غير قادرة أو غير مرتاحة لتقديم معلومات الاتصال، يمكنك ببساطة إخبار زملائك بموعد عودتك إلى المكتب، ويمكنهم التواصل معكِ بعد ذلك.

تحديد تاريخ لعودتك أمرًا ضروريًا

يعد تحديد تاريخ لعودتك أمرًا ضروريًا لإبلاغ زملائك وعملائك بموعد عودتك إلى العمل، ومن المهم تحديد تاريخ واقعي، بالإضافة إلى تاريخ لا يلزمك بجدول زمني إذا تغيرت خططك.

وبشكل عام، من الأفضل تحديد تاريخ بعد أسبوعين أو أقل في المستقبل، وبهذه الطريقة، يمكنك دائمًا تحديث رسالتك خارج المكتب لاحقًا إذا كنتِ بحاجة إلى مزيد من الوقت.

وإذا لم تكوني متأكدة من موعد عودتك، فيمكنك دائمًا كتابة رسالة خارج المكتب تتضمن شيئًا مثل، "سأكون خارج المكتب حتى إشعار آخر"، ويعد هذا خيارًا جيدًا إذا لم يكن لديكِ جدول زمني ثابت في ذهنك حتى الآن.

إنشاء جهة اتصال

ويعد إنشاء جهة اتصال عاملاً رئيسياً في كتابة رسالة ناجحة لإخبار الشركة أنكِ في أجازة مرضية، ويكون بمثابة نقطة اتصال لأولئك الذين يحتاجون إلى الوصول إليكِ، ومن المهم تقديم الاسم أو عنوان البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف الخاص بشخص الاتصال في رسالتك.