8 خطوات لكشف أسرار الإنتاجية اليومية والاستفادة منها
تسعى السيدات إلى معرفة أسرار الإنتاجية اليومية وهذا باعتبار الوقت مورد ثمين، خاصةً للمهنيين المشغولين، وقد يكون التوفيق بين العمل والأسرة والحياة الشخصية أمرًا مرهقًا، مما يجعلك تشعرين بعدم وجود ساعات كافية في اليوم.
أسرار الإنتاجية اليومية
ولكن لا تقلقي باتباع استراتيجيات إدارة الوقت الصحيحة، يمكنك استعادة السيطرة على جدولك الزمني وزيادة إنتاجيتك، وفيما يلي سنستكشف نصائح بسيطة وفعّالة لإدارة الوقت لمساعدتك على تحقيق أقصى استفادة من يومك:
-
اصنعي جدولًا زمنيًا متوازنًا
تخيلي يومك كقطعة فطيرة، وكل قطعة تُمثل مهمة أو نشاطًا، ولإدارة وقتك بفعالية، من الضروري إنشاء جدول زمني متوازن، وهذا يعني تخصيص وقت معقول لكل مهمة.
وعمل جدول زمني متوازن يمنع الإرهاق ويضمن لكِ عدم إهمال جوانب مهمة من حياتك، فقك استخدم أداة جدولة لإدارة المواعيد والاجتماعات بكفاءة، مما يوفر عليك عناء التنظيم اليدوي.
-
حافظي على روتين يومي
قد يبدو الروتين مُملاً، لكنه سلاحٌ سريٌّ لإدارة الوقت، ويساعدك الروتين على تنظيم يومك لأنكِ تعرفين ما تتوقعيه، ويُقلل من إرهاق اتخاذ القرارات ويجعلك أكثر كفاءة، فقط استيقظي واذهبي إلى الفراش في نفس الوقت كل يوم، وخططي لوجباتك، وخصصي أوقاتًا محددة للعمل والأعمال المنزلية والأنشطة الترفيهية، ويمكن لأدوات بعينها أن تُساعدك في الحفاظ على هذا الروتين من خلال تنظيم مواعيدك المهنية بفعالية.
-
قسّمي المشاريع الكبيرة إلى مهام
قد تكون المشاريع الكبيرة مُرهقة، لكن تقسيمها إلى مهام أصغر يُصبح أسهل، وبدلًا من النظر إلى كومة العمل أمامك، ركّز على إنجاز مهمة صغيرة واحدة في كل مرة، وهذا النهج لا يُخفّف من وطأة المشروع فحسب، بل يُساعدك أيضًا على الحفاظ على شعور بالإنجاز وأنتِ تُنجز المهام واحدة تلو الأخرى.
بينما يمكن أن تنشئي قائمة مهام تتضمن عناصر مُحددة وقابلة للتنفيذ لكل مشروع، فقط حدّدي أولويات هذه المهام بناءً على أهميتها ومواعيدها النهائية، ومن خلال إنجاز مشاريعك تدريجيًا، ستُحرزين تقدمًا مُطردًا دون الشعور بالإرهاق.
-
حدّدي أولويات المهام
ليست كل المهام متساوية وبعضها أكثر أهمية وإلحاحًا من غيرها، ولتحقيق أقصى استفادة من وقتك، رتّبي مهامك حسب الأولوية، واستخدمي مصفوفة لتصنيف مهامك إلى أربعة أرباع:
• عاجل وهام
• هام ولكن ليس عاجل
• عاجل ولكن ليس مهمًا
• لا عاجل ولا مهم
كما يجب أن تركّزي على المهام في الربع الأول، لما لها من تأثير كبير على أهدافك ومواعيدك النهائية، وتساعدك هذه الطريقة على تجنب إضاعة الوقت في أنشطة أقل أهمية، وتضمن لكِ التركيز على ما هو أهم، وتُعد هذه الاستراتيجية أساسية في قطاع الخدمات، حيث غالبًا ما تتفاوت أولويات احتياجات العملاء.
-
احجبي مصادر التشتيت
في عصرنا الرقمي، تنتشر مصادر التشتيت في كل مكان، من إشعارات مواقع التواصل الاجتماعي إلى إغراءات خدمات البث، ولإدارة وقتك بفعالية، عليك التحكم في هذه المصادر، وإليك الطريقة:
• أغلقي هاتفك أو ضعيه في غرفة أخرى في أثناء العمل.
• استخدمي أدوات حظر المواقع الإلكترونية لمنع الوصول إلى المواقع التي تُضيّع الوقت في أثناء ساعات العمل.
• خصصي أوقاتًا محددة للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها بدلاً من التحقق المستمر من صندوق الوارد.
• أخبري زملاءك بموعد عملك، حتى لا يستهلك عملك وقتك الشخصي.
وبتقليل مصادر التشتيت، ستجدين نفسك تُنجز المهام بكفاءة أكبر وبجهد أقل.
-
خذي فترات راحة منتظمة
قد يبدو الأمر غريبًا، لكن أخذ فترات راحة منتظمة يُحسّن إدارة وقتك، وتُساعد فترات الراحة على تجديد نشاطك الذهني ومنع الإرهاق، وتُعد تقنية بومودورو طريقة شائعة، وتتضمن العمل لمدة ٢٥ دقيقة، ثم أخذ استراحة لمدة ٥ دقائق، وبعد أربع دورات، خذ استراحة أطول لمدة ١٥-٣٠ دقيقة. هذا النهج يُعزز تركيزك وإنتاجيتك.
وقد يكون قول هذا أسهل من فعله، خاصةً في قطاع الخدمات حيث غالبًا ما تشعرين بأنكِ لا تُسيطرين على وقتك، فقط كوني ذكية وحددي فترات راحة مُسبقًا، حتى لو تأخرتي أو جاء عميل مُبكرًا، ستظل لديكِ استراحة.
-
تعلمي قول "لا"
وبصفتك مُهنية مشغولة، قد تجدين نفسك غالبًا مُثقلًا بالتزامات مُفرطة، ويُعد تعلم قول "لا" عند الضرورة مهارة أساسية في إدارة الوقت، فقط ارفضي بأدب الطلبات أو الالتزامات التي لا تتوافق مع أولوياتك أو تُثقل جدولك، ومن الأفضل إنجاز بعض المهام بشكل جيد بدلًا من تشتيت نفسك وإنجاز كل شيء بشكل سيء.
-
تتبع الوقت
لإدارة وقتك بفعالية، عليك أن تعرفي كيف تقضيه حاليًا، فقط ابدئي بتتبع أنشطتك اليومية لمدة أسبوع أو أسبوعين، واستخدمي تطبيقًا لتتبع الوقت، أو دوّن ببساطة ما تفعله ومدته، وسيمنحك هذا رؤى قيّمة حول أين يُمضي وقتك، ويساعدك على تحديد جوانب التحسين.
وفي الختام، تُعدّ إدارة الوقت مهارةً يُمكنها أن تُغيّر حياتك، على الصعيدين الشخصي والمهني، ومن خلال إنشاء جدول زمني مُتوازن، ووضع روتين، وتقسيم المهام، وتحديد الأولويات، وإدارة المُشتتات، يُمكنك استعادة السيطرة على وقتك، وبالإضافة إلى ذلك، فإن استغلال وقت الفراغ على النحو الأمثل، وأخذ فترات راحة منتظمة، وتعلم قول "لا"، وأتمتة المهام، ومتابعة وقتك، كلها عوامل تُعزز مهاراتك في إدارة الوقت.
