تعرفي على أهمية وأنواع مستندات الأعمال المختلفة
يبحث الكثيرون من أرباب العمل عن أنواع مستندات الأعمال، ويُعدّ تنظيم مستندات الأعمال جيدًا أمرًا بالغ الأهمية لسلامة المؤسسة، وبغض النظر عن دورك في الشركة، من المرجح أن تواجهين مستندات أعمال مختلفة، والإلمام بخصائصها يُحسّن أدائك المهني، وتُعدّ معرفة أكثر مستندات الأعمال شيوعًا مهارة قيّمة، ويمكنك اكتسابها من خلال البحث.
وفي التقرير التالي، نناقش ما هي أنواع مستندات الأعمال وتعريفها:
مستندات الأعمال
مستندات الأعمال هي ملفات متنوعة تُسجل تفاصيل مُختلفة تتعلق بمعاملات المؤسسة الداخلية والخارجية، وهي عادةً ما تكون أساسية لإدارة الشركة، إذ تُوفر المعلومات اللازمة لإدارة أعمالها بكفاءة، بالإضافة إلى تفاصيل مُختلف المعاملات مع الأطراف الأخرى، وتختلف مستندات الأعمال باختلاف شكلها، إذ يُمكن أن تكون مطبوعة أو رقمية.
أنواع مستندات الأعمال
وفيما يلي بعض أنواع مستندات الأعمال الأكثر شيوعًا في عالم الأعمال، حيث تأتي على النحو التالي:
-
العقود
كثيرًا ما تتفق الشركات على التعاون مع أطراف أخرى، لأسبابٍ مثل البيع أو الشراء أو الترخيص أو أي نوعٍ آخر من الاتفاقيات، وتُسجَّل التفاصيل الدقيقة لهذه التعاونات في عقودٍ يُوقِّعها الطرفان، وتُشكِّل التزامًا على جميع الأطراف المعنية بالوفاء بالتزاماتهم المتفق عليها، والعقود مُلزِمة قانونًا وقابلة للتنفيذ قانونًا.
-
توثيق اللوائح الداخلية
توثيق اللوائح الداخلية للشركة هو مجموعةٌ من القواعد واللوائح الداخلية التي وضعتها إدارتها، بهدف تعريف جميع الموظفين بالمعايير والممارسات المتفق عليها، وعادةً ما يُحدِّد هذا التوثيق الهيكل الإداري للشركة، وقضايا الحوكمة المُحتملة، والدور الفردي لكل موظف في رفاهية المؤسسة، ولا تُشترط هذه اللوائح دائمًا من الناحية القانونية، ولكنها عادةً ما تكون مفيدةً لأي نوعٍ من المؤسسات.
-
اتفاقية عدم الإفصاح
تُوقّع هذه الاتفاقيات بين المؤسسة وأطراف أخرى مختلفة، مثل الموظفين وشركاء العمل والمتعاقدين والعاملين المستقلين، والغرض منها هو حماية معلومات الشركة الأساسية، مثل تفاصيل المشاريع المختلفة وقوائم العملاء والسجلات المالية أو الاستراتيجيات المستقبلية، من خلال ضمان موافقة الأطراف الأخرى على عدم الإفصاح عنها، وتُعدّ هذه الاتفاقيات بالغة الأهمية لرفاهية المؤسسة، إذ تُمكّنها من الحفاظ على مزاياها التنافسية.
-
اتفاقية التوظيف
تُوقّع هذه الوثيقة في كل مرة تُعيّن فيها الشركة موظفًا جديدًا، وهي تُغطّي واجبات الموظف ودوره داخل الشركة، بالإضافة إلى التزامات الشركة تجاهه، وتُعدّ هذه الاتفاقيات أساسية للحفاظ على علاقات جيدة بين المؤسسات وموظفيها، ويمكن للطرفين استخدامها في المحاكم كدليل على إخلال الطرف الآخر بالتزاماته.
-
خطة العمل
غالبًا ما تكون خطة العمل أول وثيقة يُعِدّها صاحب العمل. إنها خطة تُحدّد ما تسعى الشركة إلى تحقيقه، والجداول الزمنية لأهدافها، وكيفية تحقيقها. يتطلب وضع خطة عمل فعّالة عادةً بحثًا شاملًا عن المنافسة، والجمهور المستهدف، والسوق ككل.
-
الوثائق المالية
وغالبًا ما تُشكّل إدارة الميزانية جزءًا أساسيًا من ضمان نجاح المؤسسة على المدى الطويل، وتُساعد السجلات المالية، مثل الميزانيات العمومية، وقوائم الدخل، وكشوف الحسابات المصرفية، وسجلات الإيصالات، وتقارير الرواتب، إدارة المؤسسة على تتبّع جميع الإيرادات والنفقات، مما يضمن سلامة الشركة المالية.
كما تُستخدم هذه السجلات لإنشاء تقارير مالية سنوية لتحليل الأداء المالي للمؤسسة خلال تلك السنة.
-
وثائق المعاملات
وعلى غرار المستندات المالية، تُساعد مستندات المعاملات إدارة المؤسسة على الحفاظ على ميزانية سليمة، وتشمل جميع المستندات الصادرة نتيجةً لأي معاملة، مثل الفواتير والإيصالات وأوامر الدفع، ويساعد تتبعها الشركة على معرفة حركة الأموال الداخلة والخارجة في جميع الأوقات.
-
مستندات الامتثال والتنظيم
وبحسب القطاع الذي تعمل فيه الشركة، قد تطلب إثباتًا على أن عملياتها تُجرى ضمن حدود ومعايير تنظيمية معينة، وتُعدّ مستندات الامتثال والتنظيم دليلًا على أن الشركة ملتزمة بجميع الحدود التنظيمية، وتُشير معظم هذه المستندات إلى معاملة الموظفين، والامتثال للوائح الضريبية، وإجراء العمليات وفقًا للمعايير الصناعية والبيئية.
-
تقارير الأعمال
تقارير الأعمال هي وثائق تُساعد إدارة المؤسسة على فهم مختلف الجوانب الداخلية، فهي تُحدد عناصر مُختلفة تتعلق بالشركة، ومعاملاتها، وموظفيها، ومتعاقديها، وغيرها من المعلومات ذات الصلة، مما يُساعد الإدارة على اتخاذ قرارات مدروسة. كما يُمكنها عرض وضع أعمال المؤسسة للمستثمرين المُحتملين.
-
محاضر اجتماعات العمل
ويُساعد تدوين محاضر أهم اجتماعات الشركة جميع المعنيين على تحليل ما نُوقش ومدى صحة القرارات المُتخذة، ويُمكن أن يُزيل هذا أي شكوك أو خلافات من خلال عرض ما قيل بدقة، بعبارات واضحة، وغالبًا ما تتضمن محاضر الاجتماعات الفعّالة أكبر قدر مُمكن من المعلومات، بما في ذلك قائمة بجميع الحاضرين في الاجتماع وتصويتهم على القرارات المُختلفة.
-
اتفاقيات المُقاولين
وعند قيام أي مؤسسة بتعيين مُقاول، يجب على الطرفين تحديد تفاصيل التعاون بوضوح، ومن أكثر المعلومات شيوعًا في مثل هذه الاتفاقيات معلومات تتعلق بملكية العمل المنجز، والموعد النهائي، والمبلغ المستحق للمقاول، وقد تتضمن أيضًا تفاصيل تتعلق بمعايير الجودة.
-
تأمين الأعمال
يُعدّ تأمين الأعمال وسيلةً للشركات لحماية نفسها من مختلف المخاطر، ومن أكثر مخاطر الأعمال شيوعًا الخسائر التجارية الكبرى، والكوارث الطبيعية، والحوادث، والسرقة، ووثيقة تأمين الأعمال هي ملف تحتفظ فيه المؤسسة ببوالص تأمين مختلفة تغطي مختلف المخاطر.
