مهارات التواصل الفعال: مفتاح نجاحك في العمل "11 نصيحة عملية"

مهارات التواصل مع الآخرين مهارة يجب أن تتوفر لديكِ، حيث إن القدرة على التواصل بوضوح وفعالية مع الموظفين، وداخل فرق العمل، وعلى مستوى المؤسسة، هي أحد أسس نجاح أي عمل تجاري، وفي بيئة الأعمال المعقدة وسريعة التطور اليوم، ومع وجود مئات من أدوات الاتصال المختلفة، وفرق العمل عن بُعد كليًا أو جزئيًا، وحتى فرق متعددة الثقافات تمتد عبر مناطق زمنية متعددة، لم يكن التواصل الفعال أكثر أهمية أو تحديًا من أي وقت مضى، لذا، قد تكون القدرة على التواصل أهم مهارة لديكِ.

أما الخبر السار هو أن هذه المهارات قابلة للتعلم وحتى الإتقان، ويمكن أن تساعدك هذه النصائح الثمانية على تعزيز مهارات التواصل لديكِ لتحقيق النجاح في مؤسستك ومسيرتك المهنية.

كوني واضحة ومختصرة

يتعلق التواصل في المقام الأول باختيار الكلمات، وعندما يتعلق الأمر باختيار الكلمات، فالأقل هو الأكثر، ومفتاح التواصل القوي والمقنع - سواء كان مكتوبًا أو منطوقًا - هو الوضوح، والإيجاز، إن أمكن.

وقبل الانخراط في أي شكل من أشكال التواصل، حددي أهدافك وجمهورك، حيث إن تحديد ما تريدين إيصاله بدقة ووضوح، مع توضيح سبب إيصاله، سيساعدك على ضمان تضمين جميع المعلومات الضرورية، كما سيساعدك على حذف التفاصيل غير ذات الصلة.

وتجنبي الكلمات غير الضرورية واللغة المنمقة، التي قد تشتت الانتباه عن رسالتك.

ومع أن التكرار قد يكون ضروريًا في بعض الحالات، احرصي على استخدامه بحذر واعتدال، وتكرار رسالتك يضمن وصولها إلى جمهورك، لكن الإفراط في التكرار قد يدفعهم إلى تجاهلك تمامًا.

الاستعداد مسبقًا

اعرفي ما ستقولينه وكيف ستقوليه قبل البدء بأي نوع من التواصل، ومع ذلك، فإن الاستعداد لا يقتصر على مجرد التدرب على العرض التقديمي، ويتضمن الاستعداد أيضًا التفكير في عملية التواصل بأكملها، من البداية إلى النهاية، وابحثي عن المعلومات التي قد تحتاجيها لدعم رسالتك، وفكّري في كيفية ردك على الأسئلة والانتقادات، وحاولي توقع ما هو غير متوقع.

وقبل تقييم الأداء، على سبيل المثال، حضّري قائمة بأمثلة ملموسة على سلوك موظفك لدعم تقييمك، وقبل الدخول في أي محادثة، قومي بإجراء عملية عصف ذهني حول الأسئلة المحتملة، وطلبات المعلومات الإضافية أو التوضيح، والاختلافات حتى تكون مستعدًا لمعالجتها بهدوء ووضوح.

الإنصات الفعال

يعني الإنصات الفعال الانتباه إلى الشخص الذي تتواصلين معه، وركّزي حصريًا على المتحدث، وانتبهي لتعابير وجهه ولغة جسده، واستمعي إلى نبرة صوته، حيث إن توضيح وجهة نظره من خلال أسئلة متابعة أو إعادة صياغة ما قاله يُظهر اهتمامك، وممارسة الإنصات الفعال تُبني علاقات مع زملائك وتُعزز التفاهم في مكان العمل.

استخدام أسلوب التواصل الصحيح

وعند اختيار وسيلة تواصل، ضعي في اعتبارك جمهورك المستهدف والمعلومات التي ترغبين في مشاركتها، على سبيل المثال، قد يكون البريد الإلكتروني الرسمي مفيدًا لصاحب العمل المحتمل، وقد يكون من الأسهل مشاركة المعلومات المعقدة شخصيًا أو عبر مؤتمر فيديو، وقد تنمو صداقات العمل عن بُعد عند البقاء على اتصال عبر الرسائل الفورية.

الود

ويمكن أن يساعد الود في تعزيز الثقة في العمل، ويمكن أن تساعدك اللفتات البسيطة، مثل سؤال الآخرين عن أحوالهم، أو تذكر تفاصيل صغيرة عن عائلاتهم، أو الإشادة بالعمل الجيد، على بناء علاقات مثمرة مع الزملاء والمديرين.

الثقة

يميل الناس إلى الاستجابة للأفكار المطروحة بثقة أكبر، والتواصل البصري عند التحدث مع شخص ما، سواءً بالجلوس بشكل مستقيم أو الوقوف بشموخ، يُضفي شعورًا بالثقة، كما أن الاستعداد الجيد يُساعدك على الإجابة على الأسئلة بثقة، ومن المرجح أن يكون تطوير ثقتك بنفسك مفيدًا خلال مقابلات العمل وفي العمل نفسه.

مشاركة الملاحظات

يستطيع أصحاب التواصل القوي قبول الملاحظات البنّاءة ومشاركتها، وهذا أمرٌ أساسي لتجنب سوء التواصل وتعزيز العمل في المشروع، حيث إن تقديم الملاحظات وقبولها يُحسّن عملك ويدعم تطورك المهني، وعندما تسمعي ملاحظات جيدة، فكّري في سبب فعاليتها وكيف يُمكنك تطبيقها بنفسك.

مستوى الصوت ونبرة الصوت

من أهم مهارات التواصل معرفة كيفية جعل صوتك مسموعًا بوضوح، ويُعدّ ضبط صوتك ليكون مناسبًا في مختلف المواقف مهارةً أساسيةً للتواصل بفعالية، كما أن التحكم في نبرة صوتك، ودرجة صوتك، والكلمات التي تُشدد عليها، ونقاط التوقف، يُمكن أن يُساعد في منح جمهورك فهمًا أعمق لرسالتك.

التعاطف

يمكن الإشارة إلى هذه السمة بـ"الذكاء العاطفي"، وهي مهمة في كلٍّ من العمل الجماعي والفردي، وفي كلتا الحالتين، أنتِ متناغمة مع مشاعر الآخرين ويمكنك الاستجابة لها بشكل مناسب.

وإذا كان شخص ما منزعجًا، يمكن أن يساعدك التعاطف على تقدير مشاعره وتخفيف حدتها، ومن ناحية أخرى، قد يساعدك فهم شعور شخص ما بالإيجابية والحماس على كسب الدعم لأفكارك ومشاريعك.

الاحترام

يُعتبر السماح للآخرين بالتحدث دون مقاطعة مهارة تواصل جيدة مرتبطة بالاحترام، ويعني التواصل الجيد أيضًا احترام وقت الشخص الآخر من خلال التركيز على الموضوع، والالتزام بالنقاط الرئيسية، وطرح أسئلة توضيحية، والإجابة على أسئلته بشكل وافٍ.

الإشارات غير اللفظية

يتواصل الناس أيضًا من خلال الإشارات غير اللفظية: لغة الجسد، وتعبيرات الوجه، والتواصل البصري، وعند الاستماع إلى شخص ما، انتبه إلى لغته غير اللفظية، وإذا استخدم أحدهم لغة جسد لم تعتدِ عليها، ففكّري في طرح أسئلة توضيحية.